Процесс, проект и образ жизни

Не помню в каком году, вроде в 2013-2014, в Додо все команды стали проводить утренние планёрки. Мы собирались возле маркерных досок и начальник спрашивал сотрудников, что будут делать на неделе, и сколько времени это займёт.

Артём Скребец, тогда директор по продукту, проводит планёрку своего отдела

Я был реальной проблемой для своего руководителя, потому что почти для каждой задачи срок обычно был «а фиг его знает», или 3 часа, но на следующей планёрке опять 3 часа, а потом ещё 3…

Тогда я очень переживал из-за этого, думал что со мной что-то не так, что ни черта у меня не получится добиться такими темпами, бездарь, размазня и оболтус.

Тут должна быть мотивирующая часть про то, что я прочитал судьбоносную книгу или встретил великого человека, которые всё изменили к лучшему. Нет, ничего такого не было. На самом деле всё продолжилось точно так же, я так же не мог точно сказать сколько времени у меня займёт некоторая задача.

Сейчас я спокоен, когда кто-то из моей команды не может назвать срок, спокоен, когда одна задача планирует из спринта в спринт, так же спокоен, когда пропускаю тренировку или съедаю то, что обещал себе не есть, потому что сделал для себя разницу между процессом, проектом, образом жизни, и научился работать с этим. Хочу поделиться с вами — может это чем-то поможет.

Этот пост будет полезен не только, чтобы разобраться в определениях, но так же поможет разложить по полочкам некоторые продуктовые вещи: планирование, метрики и мотивация.

Ремесло и производство

Представим себе хранителя древнего ремесла — гончара которого зовут, например, Феофан. Знакомьтесь — Феофан:

На самом деле это не Фиофан, а какой-то другой современный ремесленник.

Феофан лепит свои произведения на гончарном круге, придумывает и вручную выводит каждую завитушку на новой вазе, каждую ручку. В итоге у Феофана получаются невероятно красивые произведения искусства, каждое из которых — уникально, даже если Феофан пытается повторить то, что уже делал, получается нечто иное.

А теперь перенесёмся на завод и познакомимся с токарем Владимиром. Знакомьтесь — Владимир.

А вот этого человека действительно зовут Владимир — Владимир Маховских, он работает токарем на заводе в Челябинске.

Владимир вытачивает детали по чертежам. Болты, гайки, втулки и муфты всегда один к одному, отличия в деталях минимальны и заметить их можно только с точным оборудованием.

Чертёж, по которому токарь делает деталь. Каждый элемент выверен заранее, остаётся только повторять.

Феофан — ремесленник. Владимир — производственник. Феофан не может со 100% уверенностью сказать, что получится точно так же. Владимир — повторяет одно и то же изо дня в день. Феофан придумывает, рисует, выкидывает наброски и снова рисует, а потом делает, разрушает и снова делает. Владимир — берёт и делает. Феофан — работает с проектами. Владимир — с процессами.

Процесс и проект

Процесс — это когда мы в точке А и знаем точку Б, в которой хотим оказаться, и точно понимаем что нужно сделать, чтобы пройти этот путь. Если представить процесс в виде списка задач, то он будет выглядеть примерно вот так:

  • Разобраться в чертеже
  • Настроить станок
  • Выточить цилиндровую основу
  • Пропилить отверстие
  • Выточить зубцы
  • Выключить станок
  • Убрать рабочее место

Когда вы работаете над процессом, то делаете всё, чтобы держать ритм и не ронять качество. Главным признак процесса — повторяемость.

Проект. Отличие проекта от процесса в том, что мы в точке А и лишь примерно представляем себе точку Б, примерно понимаем первые шаги, но точно не знаем что предстоит сделать на пути к этой точке. Если представить проект в виде списка задач, то он будет примерно таким:

  • Придумать вазу

Да, мы знаем, что нужно будет лепить из глины, но что? В проектах много неизвестного, но в итоге всё равно нужно приходит к какому-то результату, то есть когда вы работаете над проектом, вы делаете все, чтобы приблизить запуск. Главный признак проекта — запуск.

Поупражняемся

Сборка машины — процесс (линия налажена, каждый день собирают одинаковые машины). Проектирование новой модели — проект (непонятно что это будет за дизайн).

Приготовление пиццы — процесс (есть рецепт, делаем его). Создание нового рецепта — проект (есть сомнения что понравится гостям, надо тестировать).

Пошив юбки — процесс (берём лекала и шьём). Моделирование новой коллекции — проект (непонятно какая она будет, но надо успеть к показу мод).

Навыки, планирование, метрики и мотивация

Если выделить основные критерии, по которым отличаются процесс и проект, то получится три — результат, время и деньги.

  • Процесс: результат понятен и предсказуем; сколько времени займёт можно посчитать точно; сколько денег потратится и заработается тоже можно спланировать.
  • Проект: результат точно не ясен, сколько времени займёт — грубая примерная оценка; посчитать затраты денег и прибыль на старте часто невозможно — только по факту.

Из этого получается, что то, что хорошо работает в процессах, не будет хорошо работать в проектах и наоборот. В управлении процессами и проектами чаще всего нужны диаметрально противоположные люди и подходы. Разберёмся подробнее.

Люди. В процессах комфортнее людям, которых не выматывают повторяющиеся задачи, которых сводят с ума постоянные перемены, которым больше нравится что-то понятное, а основная ценность в работе — стабильность.

В проектах комфортнее людям, которые любят создавать, придумывать и изменять, которые устают от монотонности, стремятся к новому и рискуют, а основная ценность в работе — реализация потенциала.

Мотивация. В процессах мотивация чаще всего связана с материальными проявлениями: бонусы, медали, грамоты, доски почёта. Делал правильно — получил награду, ошибся — наказание. Ошибка — страх. Мотивация внешняя. Человека может делать что-то, что не очень нравится, если за этим получит что-то ценное для себя.

В проектах людей мотивирует именно созидание и преодоление трудностей. «Это невозможно» — вызов. Трудности — задачи. Ошибки — всего-лишь результат отработанной гипотезы. Идея, вера и признание — главный источник энергии. Мотивация внутренняя. Человек должен хотеть делать и заставить его невозможно.

Планирование. Процесс спланировать можно точно, причём иногда настолько, что известно даже время его выполнения отдельных операций. Например, в Додо, когда пицца поступает на кухню, запускается таймер её приготовления. То есть система знает примерно за сколько она готовится и мотивирует команду успеть.

У каждого продукта в Додо есть стандартное время приготовления. В конце смены сохраняется инофрмация насколько быстрее или медленнее этого времени команда готовила продукты, а другие смены видят эту информацию и стараются превзойти результат.

Предсказать всё в проект сразу практически невозможно. Сколько займёт времени написание книги? А проектирование ракеты, которой ранее не существовало? Да, я понимаю, что вызовет сейчас шок, но проект нужно планировать очень грубо, а потом просто начинать идти. Да, можно потерять время и деньги, главное определить сколько вы готовы их потерять, если не получится. Проект — это инвестиция.

Управление. Управление в процессах — администрирование, то есть контроль исполнения уже налаженных действий. Что-то ломается — чиним. Кто-то проседает — подтягиваем. И вовремя поставляем ресурсы на входы, чтобы процесс не останавливался. Основа управления в процессе — инструкция и метрика, «делай так, чтобы получить вот такой результат».

Управление проектом — это постоянные изменения и принятие решений в условиях неопределённости. Сегодня сделали инструкцию, завтра что-то поменялось и это уже неактуально. Именно поэтому основа управления в проекте — гибкие методологии, такие как канбан или скрам. То есть те методы, которые позволяют двигаться постепенно и менять план действий на ходу без масштабных переделок.

Метрики. Так как в процессе понятен каждый шаг, то можно поставить и чёткие метрики: столько-то звонков на оператора в час, столько автомобилей на человека в день.

Какую метрику можно поставить для писателя? Количество строк текста в день? Но количество строк никак не сказывается на успехе книги. Как посчитать творчество? Я считаю, что у проекта есть единственная оценка — ROI, Return on Invest, то есть насколько проект был прибыльным. Если потратили больше, чем заработали — проект провальный, заработали больше, чем потратили — проект удачный. При этом в отдаче от проекта можно считать не только деньги, но и эмоции, энергию и опыт — можно провалить проект, но вынести ценный опыт, который позволит следующему проекту взлететь.

Обратите внимание, что в этом разделе я говорю про метрики эффективности, а не комплексные метрики компании, например, выручку, количество заказов, средний чек. Эти метрики нужно считать всегда и везде.

И ещё. Выше я всё грубо разделил на одно и второе, но в жизни, конечно же, сложнее, чем «или-или». В жизни всё больше похоже на набор регулировку, а не переключатель: какой-то человек больше процессник, но всё же есть в нём что-то от проектника, в каком-то проекте меньше неизвестности и он больше походит на процесс, но всё же есть какие-то «дыры».

Проект должен переходить в процесс

Я считаю, что любой проект должен стать в итоге процессом. Возьмём для примера жизнь на Марсе. Представим, что ничего в этом направлении ещё не было сделано. В самом начале куча вопросов: «Как и на чём долететь? Как и из чего строить там жильё? Откуда брать кислород и еду? Как возвращаться назад?».

Каждый из этих вопросов — проект. Сначала мы придумываем ракету, запускаем её на Марс, высаживаемся, проводим исследования, возвращаемся. Если всё получилось успешно, то мы должны превратить создание ракеты, полёт на ней и высадку в процесс, чтобы в итоге получать предсказуемый результат и перейти к следующему вопросу.

Почему это важно? Потому что если каждый раз переделывать или дорабатывать дело, которое уже показало желаемый результат, в итоге можно застрять на одном месте, потратить все ресурсы и в итоге бросить без результата. Проект — намного более затратное по ресурсам предприятие, чем процесс. Так заложено природой: наш мозг превращает в привычки то, часто повторяется (процесс), чтобы сэкономит энергию для новый навыков (проект).

«Законечно — это лучше, чем идеально», — цитата Шерил Сэндберг, американской предпринимательницы, члена совета директоров Фейсебук.

Когда показывал черновики этой статьи знакомым, мне задали вопрос: «А как же творческие сферы? Как, например, у художника проект должен перейти в процесс?».

Тут может быть два исхода. Если для человека важен сам процесс творчества и он не преследует целью рисовать стабильнее, то никакие процессы и не нужны. Если человек хочет превратить хаотичное творчество в стабильное, то тогда ему нужна система. На примере художника каждая картина может проходить такой путь: собрать референсы, набросок композиции, световые пятна, детализация, тени и блики, фиксация. Да, тут нет точного понимания что будет на каждом шагу и сколько это займёт, но уже есть понятная последовательность, которая приведёт к результату — сначала непривычно, но если тренировать её, качество будет повышаться.

Несколько рекомендаций

Нанимайте разных людей в процессы и проекты. На ведение процессов нужен один вид человека, на проекты — другой. Кандидаты часто не думают о том, что им будет плохо делать не свою работу, но еще хуже будет делу. Человек из процессов, делая проекты, будет срывать дедлайны и жаловаться на «все время все меняется». Человек-проектник на процессах вначале проявит себя хорошо, потому что он сможет сам себе настроить процессы, но быстро сдуется, потому что ему станет скучно.

Используйте разные подходы в управлении. Процессы можно и даже нужно обложить точным планированием, администрированием, инструкциями и метриками эффективности, а вот проекты такие подходы задушат.

Передавайте поддержку проекта в процессы. Проектник часто вовремя не передает поддержку проекта в руки процессника. Когда старых проектов становится слишком много, он начинает затухать. Этого можно избежать, если вовремя передавать проекты.

Выделяйте время на настройку процессов. Делать одно и то же в формате «каждый раз как новый» — отнимает ресурсы. Рациональнее для повторяющихся однотипных задач настроить сценарий один раз, описать и запустить — это сэкономит много ресурсов в будущем.

Настраивайте процессы, чтобы заработал проект. Вы запустили проект для кого-то, но им никто не пользуется. Например, запустили новый портал для команды, а статистика посещения пустая. Причина — вы не настроили процессы вокруг этого проекта. Чтобы порталом начали пользоваться, нужно процессно рассказывать о нём команде: чем полезен, как им пользоваться, кто и как им уже пользуется.

Настройка процесса — это проект. Нужно запустить электронный документооборот в компании. Сам документооборот — процесс, а вот его запуск — проект. Значит будет дедлайн, спринты, планёрки, промежуточные итоги и другие аттрибуты проекта. Настроит документооборот проектник, а потом передаст процесснику.

Ведение проекта — это процесс. Проекты все разные, но в работе над ними есть много общего. Процесс работы над проектами очень облегчает работу. Для этого прикрутите к проекту атрибуты процесса: регулярные встречи, шаблоны документов, действия на триггеры «что-то пришлось повторят кому-то что-то несколько раз — запиши», «заметил риск — обсуди с командой» и так далее.

Образ жизни

Раньше я выделял только эти два вида. И они хорошо укладывались в рабочие вопросы, но не до конца в вопросы личной жизни. К чему отнести занятия спортом, правильное питание, чтение?

С одной стороны это процесс, потому что повторяется. Но у процесса на выходе есть ощутимый результат. Тут же результат не всегда есть даже спустя несколько месяцев и лет, а иногда это действие не для того, чтобы что-то приобрести, а чтобы не потерять.

Тогда может проект: подтянуть тело, похудеть. Да, но когда тело подтянуто или похудел, то проект можно оставить?

Очевидно, что это проект, который переходит в процесс! Но мне всё это не нравилось одним — проекты заканчиваются, а процессы неизбежно меняются, но чистить зубы нужно было как в 10 лет, так нужно и в 50.

Тогда я понял, что не хватает ещё одного вида, когда есть точка А, но нет никакой точки Б. То есть это действие на всю жизнь — это образ жизни. Его нужно начать и просто делать без оглядки на что-то.

Окей, и что?

Такое разделение помогает мне настраивать свои ожидания. Я чистый проектник, поэтому если работаю с процессом, то понимаю, что на первом месте там далеко не креатив, а предсказуемый результат, значит не пытаюсь всё сломать и построить заново. Если сталкиваюсь с проектом, всегда делаю скидку на его непредсказуемость, отношусь к этому как к инвестиции и ищу вариант сократить неопределённость. А если берусь за какое-то дело со статусом «Образ жизни», то перестаю думать о конечной точке и просто делаю, если что-то пропускаю, забываю или получается не так, то просто продолжаю делать — точки Б то всё равно нет, фэйл ни на что не повлияет.